Перелік документів, які необхідно підготувати для участі в програмах обмінів, також може відрізнятися. Однак, є стандартний список, який практично не змінюється.

До нього входять:

Мотиваційний лист. Він представляє собою 1-2 сторінки тексту, які треба написати максимально креативно. У членів відбіркової комісії не повинно залишитися жодного сумніву, що ви саме той кандидат, якого вони шукають.

Мотиваційний лист має містити відповіді на 3 запитання:

  1. Чому обрали цей заклад?
  2. Чому саме ви повинні отримати грант на участь?
  3. Чим ви відрізняєтесь від інших?

У мотиваційному листі необхідно виокремити та чітко сформулювати свої переваги й недоліки. Не слід відразу писати у листі про свої досягнення у науці чи кар’єрі. Спершу треба продемонструвати свою індивідуальність. Тому варто сказати кілька слів про власні інтереси, хобі, волонтерську роботу. Будь-яка розповідь про ваші здобутки повинна підкріплюватися фактами.

Резюме. На відміну від мотиваційного листа, тут у загально прийнятій формі ви надаєте інформацію про себе у вигляді простого переліку ваших досягнень, включаючи пройдені курси, програми де ви брали участь та перелічуєте важливі професійні та особистісні навички.

Виписка оцінок із залікової книжки або диплом (для магістрів)

Рекомендації. За ними варто звернутися до викладачів, які знають вас як студента, а також тих людей, які можуть підтвердити ваші досягнення в інших важливих для програми сферах. Іноді надсилається стандартизована електронна форма, але найчастіше рекомендації пишуться у довільній формі за стандартними принципами.

Анкета або реєстраційна форма (як правило є електронною та включає найбільш загальну інформацію про учасника)

Підготувавши його один раз, ви  зможете у подальшому легко адаптувати його під інші програми, просто змінивши деякі частини. Іноді є потреба зняти короткі відео, в яких претенденти розповідають, чому саме для них важливо взяти участь у заході. В таких випадках достатньо стандартних можливостей вашого смартфону. Найчастіше такі вимоги висуваються програмами неакадемічних обмінів, де більшу вагу мають комунікативні навички.